Gmailの方がそれなりにこった使い方が出来そうなことは分かってます。


でも、あのごちゃごちゃした画面を毎日見る気にはなれません。


そこへいくと、AppleMailはシンプルでスッキリしていて、とても見やすい。


機能的にもシンプルで分かりやすい。


……、分かりやすいけど、ちょっとシンプルすぎ~かも(´・ω・)。


そこで、もうちょっと効率的な使い方が出来ないものかあれこれ考え、しばらく運用してみました。


……結果、かなりいい感じ!!


そろそろ、ブログで発表しても問題無さそうです。


Mavericksで影が薄くなった感のある「メールボックスリスト(サイドバー)」ですが、今回の主役はその「メールボックスリスト」、ものすごく使いやすくなってカムバックです。


図1 お気に入りバーのレイアウト


図1 メールボックスリストを隠して、お気に入りバーを表示させたレイアウト


図2 メールボックスリストのレイアウト


図2 お気に入りバーを隠して、メールボックスリストを表示させたレイアウト


図1の方がスッキリとはしてるんですが、使い勝手は図2の方がずっといいんですよ。それでは、主役の「メールボックスリスト」を拡大してみてみましょう。


図3 メールボックスリスト


図3メールボックスリスト


「未読メール」だけ相手にしましょ


これまで、当然のように「受信箱」を開いてメール確認をしていた訳ですが、未読メールは大体上の方にあるとは言え、全体的にはカオス状態で、開くのがちょっとばかり憂鬱な状態でした。


そこで、未読メールだけ表示するスマートメールボックスを作ることに。


図4 未読メールのスマートメールボックス


図4 未読メールのスマートメールボックス


この作業はとっても簡単で、「メールボックス」メニューから「新規スマートメールボックス…」を選択して、条件に「メッセージが未開封になっている」を指定するだけです。


次に、大切なメールはやはり優先的に処理したいと考え、「重要メールの要件のどれかひとつに当てはまり、かつ、未読メールである」スマートメールボックスを作ろうと思ったのですが、Finderの検索で使える、オプションキーを押しながら「+」をクリックする条件設定も出来ず、用意されている項目だけでは、どうしてもスマートメールボックスを作成出来ません。


図5 重要メールの条件指定


図5 重要メールの条件指定


そこでまず、重要メールの指定をするスマートメールボックスを作り(条件の変更時以外開ける必要は無いので「検索条件用フォルダ」の中に隠してあります)、その中から「未読メール」を抽出すると言うことで考えました。


「重要メール」の条件は人それぞれでしょうが、今回は図5のように指定してあります。


「差出人が特定のグループのメンバーである」、このグループと言うのは「連絡先」のグループの事です。


「優先順位が高い」は、メールに付いてるビックリマークがふたつと言うことです。これをちゃんと指定している人がどれだけいるか分かりませんが、自分では大切なメールに付けるようにしているので一応指定しています。


「件名」仕事のメールでは件名を工夫して分かりやすくしているでしょうから、この「件名」が一番指定しやすいかも知れませんね。


「VIP」って聞いただけで、特別な人を登録しなくちゃいけない気がしてきますが、VIPは指定も解除も簡単なのでかえって一時的な指定として使うと便利な気がします。


さて、重要なメールを選別したところで、次はこの中から未読メールを抜き出します。


図6 重要未読メールのスマートメールボックス


図6 重要未読メールのスマートメールボックス


これで、「重要メール」かつ「未読メール」を表示するスマートメールボックスが出来ました。


これでもう、憂鬱な「受信箱」を開かなくて済みます。ホントはスッキリと隠してしまいたい(検索条件用フォルダも)ところですがそれは出来ないようですね。


さて、これで未読メールだけを相手にする環境が出来上がりました。続いて、この未読メールをどのように処理するか、その方法を考えてみましょう。


メール処理のキーワードはフラグ


「(レッド以外のフラグはそのフラグを付けたメールがひとつも無ければリストに表示されませんが)こんなに、いっぱい旗があってどうするんだろう」って、思ったことないですか?


実は、このフラグを何とか有効に使えないだろうかと考えたのが今回の始まりなんです。


カラー名を眺めているだけでは、どうにもいい案が浮かばす、フラグを、優先順位、処理の状態、そして保存の3つのグループに分け、それぞれのフラグに分かりやすい名前を付けたらどうかと考えました。


それが大成功! メールの状態が一目瞭然、把握できるようになったんです。


こうなってくると問題はフラグが7本しか無いこと(ホントはタブの方がいいんだけどなー)。


この、貴重なフラグをどう使うか?」


シックリくるネーミングは人それぞれでしょう。


始めてからフラグの名前を変更しても何の問題もありません。図3のリストを参考に取りあえず始めて、徐々に自分に合ったネーミングを見つけるといいと思います。


実際の運用はこんな感じ


メールボックスリストは上から下へと事が運ぶように配置してみました。


当然、「重要な未読メール」から始める訳ですが、最初は「すぐに処理する」か「後回しにする」かの優先付けです。深く考えずにテンポよくポンポンと旗を立てていきましょう。


未読メールはさらにテンポよく、ザッと目を通して、即削除。


「えっ、そんな乱暴なー」って、もちろん全部じゃないですけど(^。^)。


でも、これで済んじゃうメールって結構あるんですよね、それどころかメッセージリストを見ただけで削除できるメールだってあるぐらいですから。


(設定にもよりますが)ゴミ箱に入れたメールがすぐに消えて無くなる訳でもないですし、この段階では、これぐらい思いきりよく処理しないとはかどらないと言う意味です(^v^)。


もちろん、ちゃんと読まなくちゃいけないメールには旗を立てましょう。


メールボックスが空になるって素晴らしい!!


こんな爽快感、メールを使い始めて初めてです。病みつきになりますよ。


でも、大変なのはここからなんですけどねぇーヾ(℃゜)々。


それでも、件数と大体の内容が分かっているから、ヤミクモに上から順に処理していくよりも効率的で、気分的にも楽です。


後は、旗を付け替えて下に送っていく感じなんですが、実はこの旗、デフォルトではゴミ箱の中まで探して表示しちゃいます。なので、旗を立てたまま削除した場合リストから消えません。


この問題を解決するには、削除する前に旗を降ろすか、初期設定の「すべてのメールボックスを検索する時の対象に加えておきたいもの」の項目で「ゴミ箱」のチェックを外します。


簡単なまとめ


メールボックス(フォルダ)でメールを管理する方法もありますが、この場合メールが分散してしまうのできっちり運用しないとかえって使いづらくなってしまいます。


それに比べて、この「旗立て方式」は全てのメールが受信箱にあって旗で区別しているだけなのでそれほど神経質にならなくても何とか運用できます。


そして、ちゃんと旗を立てればサイドバーを見るだけで未読メールの数も含めて、メールの状態が一目瞭然


ぜひ一度試してみてください。